Seriendruck von Briefumschlägen in MS Word mit in MS Excel gespeicherten Adressdaten

Microsoft hat es im Gegensatz zu vielen anderen Funktionen in MS Office nicht geschafft, die Seriendruck-Funktion intuitiv umzusetzen. Daher diese Kurzanleitung.

1.) Öffne leeres Dokument in Word

2.) Sendungen -> Seriendruck starten -> Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen

Schritt 1 – „Wählen Sie den Dokumententyp“: Umschläge

Schritt 2 – „Dokument-Layout ändern“ -> Optionen für Umschläge klicken: DL (110*220 mm) wählen und OK klicken.

Schritt 3 – Bei „Empfänger wählen“ auf „Vorhandene Liste verwenden“ belassen, dann Durchsuchen klicken und die Excel-Datei suchen und auswählen. Im folgenden Dialog, das entsprechende Tabellenblatt auswählen und die Checkbox „Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften“ beachten. Im nächsten Schritt die gewünschten Empfänger aus der Liste anhaken und mit OK bestätigen.

Zwischenschritt: An dieser Stelle kann man auch schon mal die Absenderadresse im Feld links oben eintragen. Dann sollte man ins Adressaten-Feld klicken, damit der Mauszeiger dort zum Stehen kommt.

Schritt 4 – „Richten Sie ihren Umschlag ein“ -> Adressblock anklicken. In diesem Fenster auf „Übereinstimmende Felder festlegen“ klicken und die Excel-Spaltenüberschriften den einzelnen Adressfeldern zuordnen. Danach erscheint <<Adresse>> im Adressatenfeld.

Schritt 5 – „Vorschau auf Ihre Umschläge“: Wenn alles bislang richtig abgelaufen ist, erscheint nun eine Vorschau der Umschläge mit den konkreten Adressaten-Angaben. In dieser Ansicht sollte man auch die Formatierungen (Schriftgröße, Ausrichtung der Adressrahmen etc.) anpassen.

Schritt 6 – als letzten Schritt jetzt auf Drucken klicken.

Wenn es jetzt der Ausdruck nicht funktioniert, dann muss das nichts mit fehlerhaften Eingaben in Word zu tun haben, sondern kann auch an Schwierigkeiten mit dem Drucker liegen

Veröffentlicht von

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.